KI-Wissensdatenbank für Ihren Betrieb: Das Firmengehirn: eine KI mit dem Wissen Ihres Betriebs
ChatGPT kennt das Internet. Ihren Betrieb kennt es nicht: nicht Ihre Preise, nicht Ihre Kunden, nicht die Art, wie Sie Angebote schreiben. Das Firmengehirn schon. Es ist eine KI-Wissensdatenbank aus Ihren eigenen Unterlagen. Sie fragen, es antwortet mit Quelle. Und es bereitet die Arbeit vor, die heute Ihren Feierabend kostet. Das letzte Wort haben Sie.
Warum Wissen im Betrieb verloren geht
Ein Kunde fragt nach seinem letzten Angebot. Es gibt das Angebot, aber liegt es im Postfach, im Ordner oder auf dem Laptop des Kollegen?
Jeder Betrieb hat sein Wissen an vielen Orten: Preislisten, alte Angebote, E-Mails, Handbücher, Notizen. Vieles steht nirgends, sondern nur im Kopf. Wer lange dabei ist, weiß, wie Sie kalkulieren und was der Stammkunde mag. Ist er krank, im Urlaub oder in Rente, fehlt dieses Wissen. Dann wird gesucht, nachgefragt und manchmal geraten.
Was das Firmengehirn ist, ganz ohne Fachwörter
Das Firmengehirn ist eine KI, die das Wissen Ihres Betriebs kennt. Ich sammle mit Ihnen die Unterlagen, die es kennen soll. Danach fragen Sie es wie einen erfahrenen Kollegen, in ganz normalen Sätzen. Und Sie lassen es Arbeit vorbereiten.
Der Unterschied zu ChatGPT: Das Firmengehirn stützt seine Antworten auf Ihre Rechnungen, Akten und E-Mails, und es arbeitet in Ihrem Postfach und Kalender mit. Darum kann es sagen, woher eine Antwort stammt. Und Sie haben jemanden, der es einrichtet und pflegt.
Fragen stellen, Antwort mit Quelle bekommen
Sie fragen in Ihren eigenen Worten. Zu jeder Antwort zeigt das Firmengehirn, woher sie stammt: Rechnung, Akte oder E-Mail. So prüfen Sie selbst nach, ob die Antwort stimmt. Sie müssen der KI nicht blind glauben.
Drei Beispiele mit erfundenen Daten
Beispiel
Heizungsbau: Welche Pumpe hat Familie Becker?
Antwort: Eine Hocheffizienzpumpe, eingebaut im März 2023 beim Tausch der Therme. Laut Angebot gilt die Garantie fünf Jahre.
Quellen: Rechnung 2023-0211 · Kundenakte Becker
Beispiel
Hausverwaltung: Wer wartet den Aufzug in der Lindenstraße?
Antwort: Die Firma Brandl, der Wartungsvertrag läuft bis Ende 2027. Die letzte Prüfung war im Juni, die nächste steht im Dezember an.
Quellen: Wartungsvertrag Aufzug · E-Mail vom 14. Juni
Beispiel
Autowerkstatt: Was war zuletzt am Wagen von Herrn Kraus?
Antwort: Inspektion und neue Bremsbeläge vorne, im Mai. Im Auftrag steht außerdem: hintere Bremsscheiben beim nächsten Besuch prüfen.
Quellen: Auftrag 25-0412 · Notiz im Kundenkonto Kraus
Die Arbeit liegt fertig da: Angebote, Rechnungen, Beiträge, Termine
Das Firmengehirn bereitet auch die Arbeit vor, die immer wieder anfällt. Sie lesen, ändern, wenn nötig, und geben frei.
Angebote mit KI vorbereiten
Eine Anfrage kommt per E-Mail. Das Firmengehirn liest sie, nimmt Ihre Preisliste und ähnliche Angebote von früher und schreibt einen Entwurf. Sie prüfen Mengen und Preise und schicken ihn los.
Rechnungen aus erledigten Aufträgen
Ist ein Auftrag erledigt, liegt die Rechnung als Entwurf bereit. Positionen und Kundendaten kommen aus Angebot und Auftrag. Sie sehen drüber und geben frei.
Beiträge für Social Media
Sie fotografieren das fertige Bad, die neue Fassade oder das Schaufenster. Das Firmengehirn schreibt einen Beitrag dazu, so wie Ihr Betrieb spricht. Sie entscheiden, ob und wann er erscheint.
Termine aus E-Mails
Ein Kunde schreibt, dass er nächste Woche Zeit hat. Das Firmengehirn schaut in Ihren Kalender und schlägt passende Zeiten vor. Erst wenn Sie bestätigen, geht die Antwort raus.
Vorbereitet von der KI. Freigegeben von Ihnen. Nichts davon geht an einen Kunden, bevor Sie es gesehen haben.
Was hineinkommt und was draußen bleibt
Sie entscheiden, welche Unterlagen das Firmengehirn kennt. Preislisten und Handbücher ja, Personalakten nein: Das legen wir fest, bevor etwas eingerichtet wird.
Kommt eine neue Preisliste, fliegt die alte raus. So gilt immer der heutige Stand.
Wo Ihre Daten liegen
Bevor wir anfangen, bekommen Sie es schriftlich: wo Ihre Daten verarbeitet werden, welcher KI-Anbieter beteiligt ist und welche Verträge es dazu gibt. Danach entscheiden Sie, ob Ihnen das reicht. Ihre Unterlagen bleiben Ihre.
Was eine KI nicht kann
Ich sage es lieber vorher: Auch eine KI mit gutem Wissen kann sich irren. Sie kann eine Frage falsch verstehen oder zwei ähnliche Kunden verwechseln. Darum ist das Firmengehirn so gebaut, dass Sie immer nachprüfen können. Antworten zeigen ihre Quelle. Vorbereitete Arbeit wartet auf Ihre Freigabe.
Es nimmt Ihnen das Suchen und das Vorschreiben ab. Das Urteil bleibt bei Ihnen.
Für wen sich das Firmengehirn lohnt, und für wen nicht
Es lohnt sich, wenn dieselbe Arbeit immer wieder anfällt und das Wissen dafür verstreut liegt. Zum Beispiel:
- der Malerbetrieb, in dem der Chef abends Angebote schreibt
- die Kanzlei, in der Mandanten fragen, was noch fehlt
- die Hausverwaltung mit vielen Verträgen und Fristen
Ist bei Ihnen jede Aufgabe einmalig, lohnt es sich eher nicht. Das sage ich Ihnen dann im Erstgespräch.
So fangen wir an
Im kostenlosen Erstgespräch erzählen Sie, wo Arbeit liegen bleibt. Danach sehe ich mir Unterlagen und Programme an, und Sie bekommen schriftlich, was sich lohnt und was es kostet. Wir starten mit einer einzigen Aufgabe. Wächst Ihr Betrieb, wächst das Firmengehirn mit.
Häufige Fragen zum Firmengehirn
Nein. In den meisten Betrieben sind die Ordner über Jahre gewachsen. Das ist normal. Sie zeigen mir, wo was liegt, das Sortieren übernehme ich mit Ihnen. Veraltetes nehmen wir dabei heraus.
Ob mehrere Personen Zugang bekommen, klären wir im Erstgespräch.
Ihre Unterlagen bleiben Ihre. Was am Ende einer Zusammenarbeit mit dem Firmengehirn und der Einrichtung passiert, steht vorher schriftlich im Angebot. Fragen Sie mich das im Erstgespräch ruhig direkt. Ich halte es für eine gute Frage.
Kontakt
Was würden Sie Ihr Firmengehirn als Erstes fragen?
Erzählen Sie es mir im Erstgespräch. Es ist kostenlos und unverbindlich, persönlich in der Region Donauwörth oder per Video. Danach wissen Sie, ob sich ein Firmengehirn für Ihren Betrieb lohnt.
Oder per E-Mail: kontakt@aden-software.de